Wohnungsübergabeprotokoll: ausfüllen, drucken, unterschreiben
Ein paar Minuten bei der Übergabe können dir später hunderte Euro Kaution retten. Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Wohnung ist – damit dir beim Auszug nichts angelastet wird, das schon vorher da war. Hier liest du, was reingehört, worauf du achtest – mit kopierfertigem Muster und Checkliste.
Protokoll ausfüllen
Räume, Zählerstände und Schlüssel eintragen – rechts entsteht das Protokoll mit. Danach ausgefüllt drucken, oder leer zum Mitnehmen, wenn ihr es bei der Übergabe gemeinsam von Hand ausfüllt.
Warum es sich fast immer lohnt
Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben – aber es ist deine beste Absicherung rund um die Kaution:
- Schützt deine Kaution: Ist beim Einzug dokumentiert, welche Mängel schon da waren, kann die Vermietung sie dir beim Auszug nicht anlasten.
- Verhindert Streit: Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage. Mit Protokoll und Fotos gibt es eine klare Grundlage.
- Beim Ein- UND Auszug: Am wichtigsten ist das Protokoll beim Auszug – aber nur, wenn du beim Einzug schon eins gemacht hast, kannst du dich darauf berufen.
Das prüfst du bei der Übergabe
- Zählerstände notieren – Strom, Gas, Wasser (mit Zählernummern).
- Jeden Raum durchgehen – Wände, Böden, Fenster, Türen, Bad, Küche auf Mängel prüfen.
- Mängel genau beschreiben – „Kratzer 10 cm am Parkett im Wohnzimmer" statt nur „Schaden".
- Fotos machen – datiert, als Ergänzung zum Protokoll.
- Schlüssel zählen – wie viele Schlüssel wofür übergeben werden.
- Beide unterschreiben – jede Seite bekommt eine Kopie.
Muster zum Kopieren
Kopiere die Vorlage, druck sie aus und füllt sie bei der Übergabe gemeinsam aus.
Wohnungsübergabeprotokoll
Ein- / AuszugFür die gemeinsame Begehung von Mieter und Vermieter.
WOHNUNGSÜBERGABEPROTOKOLL Anlass: [ ] Einzug [ ] Auszug Datum der Übergabe: [TT.MM.JJJJ] Wohnung: [Straße, Hausnr., PLZ, Ort] Vermieter/in: [Vor- und Nachname] Mieter/in: [Vor- und Nachname] ZÄHLERSTÄNDE Strom (Nr. [........]): [........] Gas (Nr. [........]): [........] Wasser (Nr. [........]): [........] ZUSTAND DER RÄUME / MÄNGEL Flur: [Zustand / Mängel] Wohnzimmer: [Zustand / Mängel] Schlafzimmer:[Zustand / Mängel] Küche: [Zustand / Mängel] Bad: [Zustand / Mängel] Sonstiges: [Zustand / Mängel] Übergebene Schlüssel: [Anzahl] Wohnungsschlüssel, [Anzahl] Haustür, [Anzahl] Keller/Briefkasten Fotos gemacht: [ ] ja [ ] nein Ort, Datum: [Ort, TT.MM.JJJJ] Unterschrift Vermieter/in: ____________________ Unterschrift Mieter/in: ____________________
Unterschreibe nur, was wirklich stimmt. Bist du mit einem Punkt nicht einverstanden, lass es vor der Unterschrift ausdrücklich vermerken.
Kopie gut aufbewahren
Beide Seiten sollten je eine unterschriebene Kopie bekommen. Bewahre deine zusammen mit den Fotos bis nach der Kautionsrückzahlung sicher auf – sie ist dein wichtigster Beleg, falls es beim Auszug Diskussionen gibt.
Vom Bewerben bis zum Einzug – gut vorbereitet
Das Übergabeprotokoll ist der letzte Schritt. Damit du überhaupt so weit kommst, hilft dir WohnungsBewerber beim ersten: schnelle, persönliche Bewerbungen auf jede Anzeige, damit du die Zusage bekommst. Kostenlos, alles bleibt lokal, du sendest selbst.
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Rund um Einzug und Kaution:
Häufige Fragen: Übergabeprotokoll
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht – aber dringend zu empfehlen. Das Protokoll hält den Zustand der Wohnung bei Übergabe fest und schützt dich vor Streit um Schäden und die Kaution. Am wichtigsten ist es beim Auszug: Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
Datum und Anschrift, die Namen von Mieter und Vermieter, die Zählerstände (Strom, Gas, Wasser), der Zustand aller Räume mit vorhandenen Mängeln, die Anzahl der übergebenen Schlüssel und die Unterschriften beider Seiten. Halte Mängel möglichst genau fest und mach zusätzlich Fotos.
Schützt das Protokoll meine Kaution?
Ja, das ist sein Hauptzweck. Wenn beim Einzug dokumentiert ist, welche Mängel schon vorhanden waren, kann die Vermietung dir diese beim Auszug nicht anlasten. So bekommst du deine Kaution eher vollständig zurück. Bewahre deine Kopie deshalb gut auf.
Muss ich das Protokoll unterschreiben?
Unterschreibe nur, was wirklich stimmt. Prüfe die Wohnung in Ruhe und lass jeden Mangel eintragen, bevor du unterschreibst. Bist du mit einem Punkt nicht einverstanden, vermerke das ausdrücklich. Beide Seiten sollten je eine unterschriebene Kopie erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen Einzugs- und Auszugsprotokoll?
Inhaltlich derselbe Bogen, in der Wirkung das Gegenteil. Beim Einzug hältst du fest, was schon kaputt war – das schützt dich später vor Forderungen. Beim Auszug wird festgehalten, in welchem Zustand du die Wohnung zurückgibst, und daraus ergibt sich, was von der Kaution einbehalten werden kann. Sei bei beiden Terminen dabei und hebe beide Protokolle auf.
Was mache ich, wenn die Vermietung kein Protokoll aufnehmen will?
Erzwingen kannst du es nicht, weil ein Protokoll nicht vorgeschrieben ist. Dann hilft nur Selbsthilfe: Fotografiere am Übergabetag jeden Raum und jeden Zählerstand, notiere alles schriftlich und schicke es der Vermietung noch am selben Tag per E-Mail. Ein unwidersprochenes Schreiben ersetzt keine beidseitige Unterschrift, ist aber deutlich mehr wert als gar nichts.
Wie lange sollte ich das Übergabeprotokoll aufbewahren?
Das Einzugsprotokoll den gesamten Mietzeitraum über – ohne es kannst du beim Auszug nicht belegen, was schon vorher beschädigt war. Das Auszugsprotokoll behältst du, bis die Kaution vollständig zurückgezahlt ist. Das kann dauern: Die Vermietung darf einen Teil einbehalten, bis die letzte Nebenkostenabrechnung vorliegt.